会計士が解説！監査手続の確認って何？

初めに確認を実施する対象を選定します。

銀行・証券会社・顧問弁護士については、基本的にクライアントが関わっているすべてを対象とします。債権債務を有する取引先については、監査法人のポリシーに従いサンプルベースで確認先を選定したり、母集団が少数であれば、全件送付する等します。

監査法人ごとに所定のコントロールシートがありますので、それに基本情報を記載します。

基本情報は、確認先名、確認残高、確認先住所、クライアント名、クライアント住所、発送日、回収期限等が記載されていますので、それらの情報を記載します。この中で確認先住所については、情報を個別に入手していない限りわからないと思います。

そのため、監査法人でコントロールシート更新後、クライアントにコントロールシートの内容に間違いがないか確認してもらい、確認先住所が不明な場合は、クライアントに確認先住所を埋めていただき、再度監査法人に送付してもらいます。

コントロールシートをクライアントから受領した後、住所チェックを実施します。

住所チェックは監査法人側で、クライアントが入力した住所に誤りがないかを、インターネット検索による公式ホームページの情報と整合していることをチェックする等で確かめる手続です。

このタイミングでクライアントが記載した情報に誤りがないかをしっかり確かめることが重要です。もし誤っている場合は、全く関係のない住所に送ってしまうことになり手戻りになります。確認は、回収までに時間を要することがあり、監査の完了段階までもつれこむこともあるので、できるだけ手戻りなく実施することが重要です。
また、住所チェックは、確認先の住所誤りを発見するだけでなく、クライアントが意図的に関係のない住所に確認状を送り付けて不当な回答を得ることも考えられるので、不正防止の観点も意識して実施することが重要です。
私が経験したものとして、前㈱と後㈱を間違えて、全く異なる会社に送付をしてしまったことがあるので、㈱の位置にも注意しましょう。

住所チェックが完了したコントロールシートを基に残高確認状を作成します。

監査法人にもよりますが、コントロールシートはエクセルで作成していることが多いので、差込印刷を使って、ワードに変換することで、ワードの残高確認状を作成します。このワードをPDF化して、クライアントにメールで残高確認状を送付します。

ワードのまま送付してしまうと、クライアントに改ざんされる可能性がありますので、必ずPDF化してから送付します。やろうと思えば、PDFでも改ざんすることが可能ですが、ワードの方が容易に改ざんできるので改ざんの機会を減らすためにPDFで送付します。

クライアント側で、監査法人から入手した残高確認状のPDFを紙出力して、社印を押印します。その後、社印押印後の残高確認状をまずは、監査法人に送付してもらうようにお願いします。

確認は証明力の強い監査証拠を入手するために、監査人が直接回答を入手することが求められるため、クライアントから取引先に送るのではなく、監査人から取引先に送付する必要があるので、監査法人に送付してもらう必要があります。

テストとして、中間期で残高確認を実施する場合等、残高確認状を監査証拠として使用することを想定していない場合には、クライアントから取引先に送ってもらって、取引先から監査法人に返送してもらうということはあり得ます。

特に銀行や証券会社等の金融機関宛に確認を実施する場合には、押印する印鑑や残高確認状の届出者名の記載には注意が必要です。それなりの規模の会社であれば、代表者印と銀行印を分けて使用していることが通常であり、金融機関宛の残高確認状に誤って届け出した印鑑と異なる代表者印を押印してしまうと受理されずに返却され二度手間となります。
また、届出者名についても金融機関と異なる情報で残高確認状を作成するとこれも返却され同じく二度手間となります。届出者名については、特に代表者が変更になった場合等は、金融機関に代表者名の変更届出書を提出しているかを確認する等注意が必要です。

クライアントから監査法人へ残高確認状が届いたら、監査法人から確認先へ残高確認状を発送します。

この際は、返信先が監査法人となっている返信用封筒をつけて発送します。

残高確認状には問い合わせ先が監査法人となって記載されているので、発送後、クライアントの取引先である確認先から直接電話をもらうことがあります。

監査人としては直接クライアントの取引先と接する機会はあまりないので、この対応は個人的には結構好きだったりします。

問い合わせの内容は、大体決まっていて、既に支払い済であるがどのように記載すればよいかであったり、確認残高と認識している残高が違うのだがどのように記載すればよいか等、残高確認状への記載方法を質問されることが大半です。

その後確認先が確認残高に対する回答を記載し、監査法人に送り返してもらえたらそれを回収することになります。

確認先からの問い合わせの内容やその結果については、コントロールシートの備考に記載する等してクライアントと共有することが重要です。苦い経験ではあるのですが、私自身クライアントと問い合わせ結果を共有していなかったことで、クライアントが取引先に同じことを確認してしまい、怒られた経験があります。幸い大事には至りませんでしたが、最悪の場合は、クライアントと取引先の関係が悪化し取引が打ち切られることも考えられるので確認先からの問い合わせは責任感を持って、丁寧に対応することが重要です。

残高確認状回収後は、内容を確認し、確認した残高と一致していれば、OKで、差異があった場合には、クライアントに差異調整を依頼します。

その後、クライアントから差異調整結果を入手した後、調整事由が確認先事由によるものかクライアント事由によるものかで差異の取り扱いを決定します。確認先事由のものであればクライアントの残高に誤りはないので問題とせず、クライアント事由のものであれば、会計処理の誤りになりますので、監査差異ということになります。

この差異については、サンプルベースで確認先を選定している場合には、監査法人のポリシーにより、誤謬を推定して算出することになります。そのため、サンプルベースで確認先を選定している場合、1件でもエラーがでるとそれなりの誤謬になる可能性があります。

残高確認状については、回収後網羅的に必要事項が記載されていることを確認する必要があります。該当なしではなく空欄となっている個所については、該当があるにも関わらず記載漏れとなっている可能性があるので、再送することがあります。特に銀行・証券会社宛の残高確認状については、項目数も多いので空欄となっているケースがそれなりに見受けられます。